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Cómo Diagnosticar un Sistemas de Idicadores, Medición y Comunicaciones Organizacionales

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“Cómo Diagosticar un Sistema de Indicadores, Medición y Comunicaciones Organizacionales” es una herramienta que proporciona guía práctica para conocer oportunidades de mejora con criterios preventivos desde el acto de planificación, en el ciclo de ejecución de la estrategia, y en la rendición de cuentas orales y escritas.

Debemos auditar el “sistema de indicadores”, primero para cerciorarnos que están correctamente estructurados y que son fiel representación del contenido de un elemento en la estrategia (resultados, meta, o iniciativa). Separamos la frase anterior de la correspondiente al “sistema de medición”, porque es posible que un indicador esté correctamente estructurado, pero la recolección de los datos y las operaciones aritméticas sean incorrectamente realizadas. En resumen, presento datos y hallazgos de diagnóstico en función del balance y grado de importancia asignado al acto de planificación-medición.

Esto significa que se debe acordar claridad para identificar correctamente el contenido de los elementos de la estrategia sujetos a medición, siendo el requisito preliminar para establecer determinado tipo de indicador y medirlo. Es este el momento cuando se inicia el proceso de diagnóstico preventivo, y constatar si el indicador con valores absolutos representa sin ambigüedades lo que se debe medir.

Seguidamente se aplican instrumentos para: selección del patrón de referencia correcto, documentación de cada indicador, aplicación de criterios aritméticos para comunicar el desempeño de la organización en cada una de sus áreas constituyentes, sistema y proceso de análisis e interpretación, y  el de presentación escrita y oral ante los niveles jerárquicos de la estructura.

La secuencia de los 7 instrumentos que aplican al proceso de diagnóstico permite identificar oportunidades para mejorar el desempeño gerencial, dar apoyo a los procesos de entrenamiento en medición del desempeño, e institucionalizar uniformidad en la formulación y medición de Indicadores de Entorno, Resultados y Gestión.

A diferencia del enfoque tradicional de diagnóstico, hacemos reiterada recomendación de la necesidad de que este proceso sea preventivo; es decir, saber por anticipado si cumplimos rigurosamente con las especificaciones contenidas en cada uno de los 7 instrumentos para cada aspecto al que se hace referencia, ya se trate de una organización pública, o privada.

Sin embargo, se alcanza superación en el acto de formulación de indicadores y las fases sucesivas en las que se utilizan, si los instrumentos son aplicados antes y después de un ciclo de gestión. Para los menos exigentes, pueden ser aplicados al final del ciclo de gestión, y desde allí hacer mejoras en próximos procesos de planificación.

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